Documentación obligatoria que debe conservar un concesionario en cada operación de compraventa

Cada operación de compraventa de un vehículo usado implica una serie de documentos que, como concesionario, debes conservar de forma rigurosa. No se trata solo de cumplir con la ley: mantener un archivo documental completo protege tu negocio ante reclamaciones, inspecciones fiscales, transferencias de titularidad y auditorías. Además, da confianza al cliente y facilita la trazabilidad del vehículo.

En este artículo repasamos toda la documentación que un concesionario debe conservar, tanto en la compra como en la venta de un coche de ocasión, con recomendaciones de buenas prácticas y herramientas como Dealcar para una gestión eficiente.

Documentación básica en toda operación de compraventa

Independientemente del origen del coche o del tipo de comprador, hay documentos esenciales que deben estar presentes en cualquier expediente:

• Contrato de compraventa firmado: con datos completos de ambas partes, fecha, precio, descripción del vehículo y condiciones. Imprescindible ante cualquier reclamación legal o para el cambio de titularidad.

• DNI, NIE o CIF del comprador y vendedor: para acreditar identidad y prevenir suplantaciones. En operaciones con empresas, incluir poderes o representación si aplica.

• Permiso de circulación: documento oficial que acredita la titularidad y la matriculación del vehículo.

• Ficha técnica y certificado de ITV vigente: acredita que el coche está homologado y en condiciones legales para circular. Obligatorio para el cambio de titularidad.

• Factura de venta o compra: en operaciones entre empresas o desde concesionario a particular. Si aplica REBU o IVA general, debe indicarse el régimen fiscal correctamente.

Documentos adicionales según el tipo de operación

Dependiendo del origen del vehículo o del perfil del comprador, es recomendable (y en algunos casos obligatorio) conservar también:

• Justificante del último pago del impuesto municipal de circulación (IVTM): aunque no es requisito legal para la transferencia, muchas comunidades autónomas lo exigen.

• Informe de cargas o precintos: permite comprobar que el vehículo no tiene embargos, reservas de dominio o cargas judiciales.

• Historial de mantenimiento y reparaciones: aunque no obligatorio, aporta transparencia y ayuda a justificar el estado del vehículo frente al cliente.

• Justificantes de pago, reservas o entregas a cuenta: importantes para demostrar origen de fondos en caso de inspecciones fiscales.

• Informe de kilometraje o revisiones periódicas: cada vez más valorado por los compradores para evitar fraudes y garantizar la veracidad del odómetro.

Documentación tras la venta: notificaciones y cambios de titularidad

Una vez formalizada la venta, el concesionario debe asegurarse de:

• Conservar copia de toda la documentación entregada al comprador.

• Presentar o facilitar la notificación de transmisión ante la DGT (modelo oficial).

• Archivar el justificante del cambio de titularidad, especialmente si lo gestiona una gestoría externa.

• Registrar internamente la operación en su sistema contable o de gestión.

• Adjuntar copia del justificante del pago de tasas o impuestos (ITP, si aplica en operaciones con particulares).

Riesgos de no conservar la documentación

No contar con una buena organización documental puede acarrear:

• Multas o sanciones fiscales: por operaciones no justificadas, declaraciones incompletas o régimen fiscal incorrecto.

• Problemas legales: si un comprador reclama por vicios ocultos y no se dispone de un contrato claro o historial de reparaciones.

• Bloqueos administrativos: al intentar realizar transferencias si faltan permisos, fichas técnicas o documentos de identidad.

• Pérdida de confianza: en caso de auditoría o inspección, la falta de documentación puede afectar la reputación del negocio.

Buenas prácticas para la gestión documental

• Digitaliza cada expediente: crea una carpeta por vehículo u operación con todos los documentos escaneados.

• Clasifica según el tipo de operación: compra, venta, REBU, IVA general, importación, etc.

• Usa plantillas homologadas: para contratos, facturas, reservas o recibos. Evita modelos genéricos que no cumplen con la normativa.

• Conserva los documentos mínimo 5 años: tanto para fines fiscales como legales. Algunos documentos pueden requerir más tiempo (hasta 10 años en ciertas obligaciones contables).

• Haz copias de seguridad: tanto en formato digital como en almacenamiento seguro externo.

Cómo ayuda Dealcar a organizar toda la documentación

Dealcar está diseñado para facilitar al concesionario el control de cada operación:

• Expedientes digitales completos: asocia cada vehículo a su documentación de compra, venta, mantenimiento, contratos, facturas, etc.

• Clasificación automática por tipo de operación y régimen fiscal.

• Generación de documentos: contratos, facturas y plantillas validadas legalmente.

• Alertas y seguimiento: de documentación pendiente, próximas ITV, vencimientos, pagos, etc.

• Archivo seguro y trazabilidad: acceso rápido ante cualquier inspección o reclamación del cliente.

Con Dealcar, el concesionario trabaja con mayor seguridad, eficiencia y cumplimiento normativo.

Conclusión

Conservar correctamente la documentación en cada compraventa no es una opción, es una necesidad legal, fiscal y comercial. Un concesionario que documenta bien sus operaciones está mejor protegido, transmite más confianza y opera con mayor profesionalidad.

Apoyarse en soluciones como Dealcar facilita enormemente esta tarea, reduciendo errores y garantizando que cada operación esté completamente respaldada.

FAQs

¿Cuánto tiempo debe conservar un concesionario los documentos de una venta? Recomendado: mínimo 5 años. En algunos casos, hasta 10 para temas contables o fiscales.

¿Es obligatorio conservar el contrato si el coche ya está transferido? Sí. Puede ser necesario ante reclamaciones o inspecciones.

¿Puedo digitalizar los documentos y tirar los originales? Es recomendable conservar originales de documentos clave (firmas, contratos, DNI). Pero la copia digital facilita mucho el acceso y la organización.

¿Dealcar permite guardar toda esta documentación? Sí. Permite asociarla a cada vehículo, categorizarla, generar alertas y mantenerla siempre disponible.

¿Qué pasa si vendo un coche con documentos incompletos? Puedes tener problemas en la transferencia, perder ventas o enfrentarte a reclamaciones del cliente.