Índice
Por qué la documentación es la primera línea de defensa del concesionario
Documentación obligatoria en la compra de un vehículo
Documentación obligatoria en la venta de un vehículo
Documentación adicional según el tipo de operación
Notificación de venta a la DGT: plazo y procedimiento
Plazos de conservación: cuánto tiempo guardar cada documento
Formato digital vs. papel: qué acepta Hacienda
Errores documentales frecuentes y sus consecuencias
Preguntas frecuentes
Por qué la documentación es la primera línea de defensa del concesionario
Un concesionario sin documentación ordenada está expuesto en tres frentes simultáneamente: fiscal (Hacienda puede cuestionar operaciones sin justificante), legal (un comprador que reclama por defecto oculto sin contrato firmado tiene más opciones), y administrativo (la DGT puede bloquear transferencias si falta documentación).
Los problemas documentales casi nunca aparecen durante la operación. Aparecen meses o años después, cuando ya no es fácil reconstruir lo que pasó. Un expediente completo por vehículo, conservado correctamente desde el momento de la compra hasta el cierre de la venta, es la única protección real.
El objetivo de esta guía es definir exactamente qué documentos deben estar en ese expediente, en qué momento deben generarse y cuánto tiempo deben conservarse.
Documentación obligatoria en la compra de un vehículo
La documentación de compra varía según el origen del vehículo. No es lo mismo comprar a un particular que a una empresa de renting.
Compra a particular:
El particular no puede emitir factura. El concesionario debe generar un documento de compra a particular (también llamado autofactura o documento de adquisición) que incluya: fecha de la operación, datos completos del vendedor (nombre, apellidos, DNI, domicilio), datos del vehículo (marca, modelo, matrícula, número de bastidor, kilometraje), precio de compra pactado, declaración de que el vendedor es particular sin derecho a deducción de IVA, y firma de ambas partes. Sin este documento, el concesionario no puede acreditar el precio de compra ante Hacienda ni justificar la aplicación del REBU en la reventa.
Junto al documento de compra deben conservarse: copia del DNI del vendedor, el permiso de circulación del vehículo en el momento de la compra, y el informe DGT consultado antes de la transacción (acredita que en ese momento el vehículo no tenía cargas).
Compra a empresa (renting, flota, otro concesionario):
La empresa emite factura con IVA desglosado. El concesionario conserva esa factura, que es el justificante tanto del precio de compra como del IVA soportado deducible. Si el vendedor aplicó REBU (sin IVA desglosado en su factura), esa factura también debe conservarse porque acredita el origen del vehículo y permite aplicar REBU en la reventa.
Adicionalmente, deben conservarse el permiso de circulación y cualquier documentación del historial del vehículo entregada por el vendedor (ficha técnica, historial de mantenimiento, informes de ITV).
Para entender cómo afecta el origen del vehículo al régimen fiscal de la reventa, puedes consultar la guía sobre cuándo facturar con IVA y cuándo aplicar REBU.
Documentación obligatoria en la venta de un vehículo
En la venta, el expediente de cada vehículo debe incluir los siguientes documentos:
Contrato de compraventa firmado: es el documento central de la operación. Debe incluir datos completos de ambas partes, descripción detallada del vehículo (matrícula, bastidor, km, año, marca, modelo), precio total, forma de pago, descripción del estado del vehículo, plazo y condiciones de garantía, y régimen fiscal aplicado. Un contrato sin alguno de estos elementos es un contrato incompleto que puede no proteger al concesionario en caso de reclamación. Para ver qué cláusulas son imprescindibles y cuáles protegen específicamente al vendedor, puedes revisar la guía sobre contratos imprescindibles en la compraventa profesional de coches.
Factura de venta: debe cumplir los requisitos del régimen fiscal aplicado. Si es REBU: sin IVA desglosado, con la mención obligatoria ("Régimen especial de los bienes usados. IVA incluido en el precio. Sin derecho a deducción"). Si es régimen general: con IVA al 21% desglosado. Una factura con el formato incorrecto es una factura inválida que puede generar problemas tanto al concesionario como al comprador.
Documentación del vehículo entregada al comprador: permiso de circulación (ya transferido o pendiente de transferencia), ficha técnica, certificado de ITV vigente, manual del vehículo y llaves. El acta de entrega debe dejar constancia de qué documentación y elementos se entregaron y en qué estado.
Justificante de pago: recibo de transferencia, justificante de cobro en efectivo o documentación del contrato de financiación. Acredita que el precio fue efectivamente cobrado.
Contrato de reserva (si lo hubo): si el comprador entregó una señal previa a la firma del contrato definitivo, el contrato de reserva debe conservarse junto al expediente del vehículo.
Documentación adicional según el tipo de operación
Algunas operaciones generan documentación adicional que debe estar en el expediente.
Operaciones con retoma: además del contrato de compraventa del vehículo vendido, debe haber un documento de compra del vehículo retomado con el valor acordado y la firma del cliente. Ambas operaciones son independientes y deben quedar registradas por separado. Para el tratamiento fiscal de las retomas, puedes consultar la guía sobre cómo tributa una retoma de vehículos.
Operaciones con financiación: el contrato de financiación firmado entre el cliente y la entidad financiera, y el justificante de la liquidación de la comisión al concesionario si la hubiera.
Importaciones: DUA de aduana, certificado de homologación individual si aplica, justificante del IEDMT pagado y permiso de circulación con la matrícula española. Para más detalle sobre la documentación de importaciones, puedes revisar la guía sobre importar vehículos de segunda mano para revender.
Vehículos con garantía comercial adicional: el contrato de garantía firmado, con las condiciones, la cobertura y el período claramente especificados.
Operaciones con empresa compradora: si el comprador es una empresa, conservar copia de su CIF y, si actúa a través de representante, la documentación que acredita ese poder de representación.
Notificación de venta a la DGT: plazo y procedimiento
Una vez firmado el contrato de compraventa, el concesionario debe notificar la venta a la DGT. Esta notificación es importante porque mientras el vehículo no esté transferido a nombre del nuevo titular, el concesionario sigue figurando como propietario registral y puede recibir sanciones e incidencias generadas por el comprador.
La notificación de transmisión puede hacerse online a través de la Sede Electrónica de la DGT, en cualquier Jefatura Provincial de Tráfico, o a través de una gestoría. El concesionario como vendedor tiene hasta 10 días hábiles desde la firma del contrato para notificar la transmisión. El comprador tiene 30 días naturales para completar el cambio de titularidad.
Conservar el justificante de la notificación de venta es obligatorio: es la prueba de que el concesionario cumplió con su obligación y el punto desde el que queda desvinculado de la responsabilidad registral del vehículo.
Plazos de conservación: cuánto tiempo guardar cada documento
Los plazos de conservación vienen determinados principalmente por la normativa fiscal y mercantil.
Documentos fiscales (facturas de compra y venta, libro registro REBU, modelos 303, 347): el plazo de prescripción tributaria es de cuatro años desde la presentación de la declaración. En la práctica, se recomienda conservar estos documentos durante seis años para cubrir posibles comprobaciones con plazos especiales.
Contratos de compraventa: el plazo de prescripción de las acciones derivadas del contrato es de cinco años para obligaciones personales (art. 1964 del Código Civil). Se recomienda conservarlos al menos seis años.
Documentación contable (libros de contabilidad, justificantes de asientos): seis años desde el último asiento, según el Código de Comercio.
Documentación de garantías: mientras la garantía esté vigente más el plazo de prescripción de las reclamaciones derivadas de ella (cinco años).
La recomendación práctica es conservar el expediente completo de cada vehículo durante seis años desde el cierre de la operación de venta. Más allá de ese plazo, la mayoría de reclamaciones e inspecciones ya no pueden prosperar.
Formato digital vs. papel: qué acepta Hacienda
La normativa española permite conservar la documentación en formato digital siempre que se garantice la autenticidad, integridad y legibilidad del documento durante todo el período de conservación.
Un PDF firmado digitalmente con certificado cualificado cumple todos esos requisitos. Un escaneo de un documento en papel original también es válido, siempre que sea legible y completo. Las fotos de documentos tomadas con el móvil son más discutibles: la calidad puede no ser suficiente para acreditar la autenticidad si hay una impugnación.
Lo que no es válido es destruir los originales en papel de documentos que requieren firma manuscrita (como contratos y documentos de compra a particular) sin haberlos convertido previamente a un formato digital con garantías de autenticidad. En caso de duda sobre un documento específico, la opción más segura es conservar tanto el original en papel como la copia digital.
Para el libro registro REBU, la AEAT acepta el formato digital siempre que esté disponible para su consulta en el momento en que se solicite.
Errores documentales frecuentes y sus consecuencias
No generar el documento de compra a particular en el momento de la transacción. Intentar reconstruirlo después genera inconsistencias de fecha que Hacienda detecta y puede llevar a que se cuestione la aplicabilidad del REBU para ese vehículo.
Conservar contratos sin firma del comprador. Un contrato sin firma de una de las partes no tiene valor probatorio frente a reclamaciones. Esto ocurre con frecuencia cuando la operación se cierra rápidamente y se envía el contrato para firma posterior que nunca llega.
No conservar el informe DGT consultado antes de la compra. Si el vehículo tenía una carga en el momento de la compra que no se detectó, el informe DGT consultado previo a la operación es la prueba de que el concesionario actuó con diligencia. Sin él, la responsabilidad puede recaer sobre el comprador sin defensa.
Mezclar la documentación de varios vehículos en el mismo expediente. Cuando hay una reclamación o inspección sobre un vehículo concreto, tener que separar documentación mezclada consume tiempo y puede generar errores. El expediente por vehículo debe ser estanco desde el primer momento.
No notificar la venta a la DGT antes de que el comprador tramite la transferencia. Si el comprador tiene un accidente o genera una multa antes de cambiar la titularidad y el concesionario no ha notificado la venta, la responsabilidad puede recaer sobre el titular registral. Para más detalle sobre la gestión de documentación de stock, puedes consultar el artículo sobre errores de gestión de stock en concesionarios.
Más de 750 compraventas ya usan Dealcar para gestionar su operativa diaria
Dealcar crea automáticamente un expediente digital por vehículo desde el momento de la alta en el stock. Todos los documentos de la operación (documento de compra, informe DGT, contrato de reserva, contrato de compraventa, factura, acta de entrega) se vinculan a ese expediente y están disponibles para consulta en cualquier momento, desde cualquier dispositivo.
Si quieres ver cómo funciona, puedes agendar una demo gratuita en dealcar.io.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio entregar al comprador copia del contrato de compraventa?
Sí. La Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios obliga al vendedor profesional a entregar al consumidor documentación acreditativa de la compra con las condiciones esenciales. La copia firmada del contrato de compraventa es el documento estándar que cumple esa obligación.
¿Puedo emitir la factura de venta días después de firmar el contrato?
La factura debe emitirse en el momento de la operación o, como máximo, el último día del mes natural en el que se produjo. Emitir facturas con fecha retroactiva es una irregularidad formal que puede generar problemas en la conciliación con el modelo 303.
¿Qué pasa si pierdo el documento de compra a particular de un vehículo que ya vendí?
Si el vehículo ya fue vendido y la operación cerrada, la pérdida del documento de compra a particular no tiene consecuencias inmediatas para la operación de venta (que ya está facturada y declarada). Pero si Hacienda revisa ese período y solicita el justificante de por qué se aplicó REBU, la falta del documento puede llevar a que se cuestione la liquidación de IVA de esa operación.
¿El informe DGT es un documento que debo conservar o solo consultarlo?
Tanto lo uno como lo otro. La consulta previa a cada compra es una buena práctica que protege al concesionario frente a cargas ocultas. Conservar el informe descargado y fechado en el expediente del vehículo es la prueba de que esa consulta se hizo y de cuál era el estado del vehículo en ese momento.
¿Tengo que conservar la documentación de compras que al final no resultaron en venta (vehículos que devolví o que no pude transferir)?
Sí. Cualquier operación de compra, incluso si no llega a cerrarse con una venta, genera obligaciones documentales (el documento de compra, la entrada al stock) que deben estar respaldados. Además, la devolución de un vehículo o la resolución de una compra también generan documentación propia que hay que conservar.
Índice
Por qué la documentación es la primera línea de defensa del concesionario
Documentación obligatoria en la compra de un vehículo
Documentación obligatoria en la venta de un vehículo
Documentación adicional según el tipo de operación
Notificación de venta a la DGT: plazo y procedimiento
Plazos de conservación: cuánto tiempo guardar cada documento
Formato digital vs. papel: qué acepta Hacienda
Errores documentales frecuentes y sus consecuencias
Preguntas frecuentes
Por qué la documentación es la primera línea de defensa del concesionario
Un concesionario sin documentación ordenada está expuesto en tres frentes simultáneamente: fiscal (Hacienda puede cuestionar operaciones sin justificante), legal (un comprador que reclama por defecto oculto sin contrato firmado tiene más opciones), y administrativo (la DGT puede bloquear transferencias si falta documentación).
Los problemas documentales casi nunca aparecen durante la operación. Aparecen meses o años después, cuando ya no es fácil reconstruir lo que pasó. Un expediente completo por vehículo, conservado correctamente desde el momento de la compra hasta el cierre de la venta, es la única protección real.
El objetivo de esta guía es definir exactamente qué documentos deben estar en ese expediente, en qué momento deben generarse y cuánto tiempo deben conservarse.
Documentación obligatoria en la compra de un vehículo
La documentación de compra varía según el origen del vehículo. No es lo mismo comprar a un particular que a una empresa de renting.
Compra a particular:
El particular no puede emitir factura. El concesionario debe generar un documento de compra a particular (también llamado autofactura o documento de adquisición) que incluya: fecha de la operación, datos completos del vendedor (nombre, apellidos, DNI, domicilio), datos del vehículo (marca, modelo, matrícula, número de bastidor, kilometraje), precio de compra pactado, declaración de que el vendedor es particular sin derecho a deducción de IVA, y firma de ambas partes. Sin este documento, el concesionario no puede acreditar el precio de compra ante Hacienda ni justificar la aplicación del REBU en la reventa.
Junto al documento de compra deben conservarse: copia del DNI del vendedor, el permiso de circulación del vehículo en el momento de la compra, y el informe DGT consultado antes de la transacción (acredita que en ese momento el vehículo no tenía cargas).
Compra a empresa (renting, flota, otro concesionario):
La empresa emite factura con IVA desglosado. El concesionario conserva esa factura, que es el justificante tanto del precio de compra como del IVA soportado deducible. Si el vendedor aplicó REBU (sin IVA desglosado en su factura), esa factura también debe conservarse porque acredita el origen del vehículo y permite aplicar REBU en la reventa.
Adicionalmente, deben conservarse el permiso de circulación y cualquier documentación del historial del vehículo entregada por el vendedor (ficha técnica, historial de mantenimiento, informes de ITV).
Para entender cómo afecta el origen del vehículo al régimen fiscal de la reventa, puedes consultar la guía sobre cuándo facturar con IVA y cuándo aplicar REBU.
Documentación obligatoria en la venta de un vehículo
En la venta, el expediente de cada vehículo debe incluir los siguientes documentos:
Contrato de compraventa firmado: es el documento central de la operación. Debe incluir datos completos de ambas partes, descripción detallada del vehículo (matrícula, bastidor, km, año, marca, modelo), precio total, forma de pago, descripción del estado del vehículo, plazo y condiciones de garantía, y régimen fiscal aplicado. Un contrato sin alguno de estos elementos es un contrato incompleto que puede no proteger al concesionario en caso de reclamación. Para ver qué cláusulas son imprescindibles y cuáles protegen específicamente al vendedor, puedes revisar la guía sobre contratos imprescindibles en la compraventa profesional de coches.
Factura de venta: debe cumplir los requisitos del régimen fiscal aplicado. Si es REBU: sin IVA desglosado, con la mención obligatoria ("Régimen especial de los bienes usados. IVA incluido en el precio. Sin derecho a deducción"). Si es régimen general: con IVA al 21% desglosado. Una factura con el formato incorrecto es una factura inválida que puede generar problemas tanto al concesionario como al comprador.
Documentación del vehículo entregada al comprador: permiso de circulación (ya transferido o pendiente de transferencia), ficha técnica, certificado de ITV vigente, manual del vehículo y llaves. El acta de entrega debe dejar constancia de qué documentación y elementos se entregaron y en qué estado.
Justificante de pago: recibo de transferencia, justificante de cobro en efectivo o documentación del contrato de financiación. Acredita que el precio fue efectivamente cobrado.
Contrato de reserva (si lo hubo): si el comprador entregó una señal previa a la firma del contrato definitivo, el contrato de reserva debe conservarse junto al expediente del vehículo.
Documentación adicional según el tipo de operación
Algunas operaciones generan documentación adicional que debe estar en el expediente.
Operaciones con retoma: además del contrato de compraventa del vehículo vendido, debe haber un documento de compra del vehículo retomado con el valor acordado y la firma del cliente. Ambas operaciones son independientes y deben quedar registradas por separado. Para el tratamiento fiscal de las retomas, puedes consultar la guía sobre cómo tributa una retoma de vehículos.
Operaciones con financiación: el contrato de financiación firmado entre el cliente y la entidad financiera, y el justificante de la liquidación de la comisión al concesionario si la hubiera.
Importaciones: DUA de aduana, certificado de homologación individual si aplica, justificante del IEDMT pagado y permiso de circulación con la matrícula española. Para más detalle sobre la documentación de importaciones, puedes revisar la guía sobre importar vehículos de segunda mano para revender.
Vehículos con garantía comercial adicional: el contrato de garantía firmado, con las condiciones, la cobertura y el período claramente especificados.
Operaciones con empresa compradora: si el comprador es una empresa, conservar copia de su CIF y, si actúa a través de representante, la documentación que acredita ese poder de representación.
Notificación de venta a la DGT: plazo y procedimiento
Una vez firmado el contrato de compraventa, el concesionario debe notificar la venta a la DGT. Esta notificación es importante porque mientras el vehículo no esté transferido a nombre del nuevo titular, el concesionario sigue figurando como propietario registral y puede recibir sanciones e incidencias generadas por el comprador.
La notificación de transmisión puede hacerse online a través de la Sede Electrónica de la DGT, en cualquier Jefatura Provincial de Tráfico, o a través de una gestoría. El concesionario como vendedor tiene hasta 10 días hábiles desde la firma del contrato para notificar la transmisión. El comprador tiene 30 días naturales para completar el cambio de titularidad.
Conservar el justificante de la notificación de venta es obligatorio: es la prueba de que el concesionario cumplió con su obligación y el punto desde el que queda desvinculado de la responsabilidad registral del vehículo.
Plazos de conservación: cuánto tiempo guardar cada documento
Los plazos de conservación vienen determinados principalmente por la normativa fiscal y mercantil.
Documentos fiscales (facturas de compra y venta, libro registro REBU, modelos 303, 347): el plazo de prescripción tributaria es de cuatro años desde la presentación de la declaración. En la práctica, se recomienda conservar estos documentos durante seis años para cubrir posibles comprobaciones con plazos especiales.
Contratos de compraventa: el plazo de prescripción de las acciones derivadas del contrato es de cinco años para obligaciones personales (art. 1964 del Código Civil). Se recomienda conservarlos al menos seis años.
Documentación contable (libros de contabilidad, justificantes de asientos): seis años desde el último asiento, según el Código de Comercio.
Documentación de garantías: mientras la garantía esté vigente más el plazo de prescripción de las reclamaciones derivadas de ella (cinco años).
La recomendación práctica es conservar el expediente completo de cada vehículo durante seis años desde el cierre de la operación de venta. Más allá de ese plazo, la mayoría de reclamaciones e inspecciones ya no pueden prosperar.
Formato digital vs. papel: qué acepta Hacienda
La normativa española permite conservar la documentación en formato digital siempre que se garantice la autenticidad, integridad y legibilidad del documento durante todo el período de conservación.
Un PDF firmado digitalmente con certificado cualificado cumple todos esos requisitos. Un escaneo de un documento en papel original también es válido, siempre que sea legible y completo. Las fotos de documentos tomadas con el móvil son más discutibles: la calidad puede no ser suficiente para acreditar la autenticidad si hay una impugnación.
Lo que no es válido es destruir los originales en papel de documentos que requieren firma manuscrita (como contratos y documentos de compra a particular) sin haberlos convertido previamente a un formato digital con garantías de autenticidad. En caso de duda sobre un documento específico, la opción más segura es conservar tanto el original en papel como la copia digital.
Para el libro registro REBU, la AEAT acepta el formato digital siempre que esté disponible para su consulta en el momento en que se solicite.
Errores documentales frecuentes y sus consecuencias
No generar el documento de compra a particular en el momento de la transacción. Intentar reconstruirlo después genera inconsistencias de fecha que Hacienda detecta y puede llevar a que se cuestione la aplicabilidad del REBU para ese vehículo.
Conservar contratos sin firma del comprador. Un contrato sin firma de una de las partes no tiene valor probatorio frente a reclamaciones. Esto ocurre con frecuencia cuando la operación se cierra rápidamente y se envía el contrato para firma posterior que nunca llega.
No conservar el informe DGT consultado antes de la compra. Si el vehículo tenía una carga en el momento de la compra que no se detectó, el informe DGT consultado previo a la operación es la prueba de que el concesionario actuó con diligencia. Sin él, la responsabilidad puede recaer sobre el comprador sin defensa.
Mezclar la documentación de varios vehículos en el mismo expediente. Cuando hay una reclamación o inspección sobre un vehículo concreto, tener que separar documentación mezclada consume tiempo y puede generar errores. El expediente por vehículo debe ser estanco desde el primer momento.
No notificar la venta a la DGT antes de que el comprador tramite la transferencia. Si el comprador tiene un accidente o genera una multa antes de cambiar la titularidad y el concesionario no ha notificado la venta, la responsabilidad puede recaer sobre el titular registral. Para más detalle sobre la gestión de documentación de stock, puedes consultar el artículo sobre errores de gestión de stock en concesionarios.
Más de 750 compraventas ya usan Dealcar para gestionar su operativa diaria
Dealcar crea automáticamente un expediente digital por vehículo desde el momento de la alta en el stock. Todos los documentos de la operación (documento de compra, informe DGT, contrato de reserva, contrato de compraventa, factura, acta de entrega) se vinculan a ese expediente y están disponibles para consulta en cualquier momento, desde cualquier dispositivo.
Si quieres ver cómo funciona, puedes agendar una demo gratuita en dealcar.io.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio entregar al comprador copia del contrato de compraventa?
Sí. La Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios obliga al vendedor profesional a entregar al consumidor documentación acreditativa de la compra con las condiciones esenciales. La copia firmada del contrato de compraventa es el documento estándar que cumple esa obligación.
¿Puedo emitir la factura de venta días después de firmar el contrato?
La factura debe emitirse en el momento de la operación o, como máximo, el último día del mes natural en el que se produjo. Emitir facturas con fecha retroactiva es una irregularidad formal que puede generar problemas en la conciliación con el modelo 303.
¿Qué pasa si pierdo el documento de compra a particular de un vehículo que ya vendí?
Si el vehículo ya fue vendido y la operación cerrada, la pérdida del documento de compra a particular no tiene consecuencias inmediatas para la operación de venta (que ya está facturada y declarada). Pero si Hacienda revisa ese período y solicita el justificante de por qué se aplicó REBU, la falta del documento puede llevar a que se cuestione la liquidación de IVA de esa operación.
¿El informe DGT es un documento que debo conservar o solo consultarlo?
Tanto lo uno como lo otro. La consulta previa a cada compra es una buena práctica que protege al concesionario frente a cargas ocultas. Conservar el informe descargado y fechado en el expediente del vehículo es la prueba de que esa consulta se hizo y de cuál era el estado del vehículo en ese momento.
¿Tengo que conservar la documentación de compras que al final no resultaron en venta (vehículos que devolví o que no pude transferir)?
Sí. Cualquier operación de compra, incluso si no llega a cerrarse con una venta, genera obligaciones documentales (el documento de compra, la entrada al stock) que deben estar respaldados. Además, la devolución de un vehículo o la resolución de una compra también generan documentación propia que hay que conservar.
